Khi công tác Kiểm Kê  chiếm quá nhiều thời gian và công sức của nhà quản trị thì một hệ thống quản lý có chứng năng định danh tài sản bằng mã vạch chính là giải pháp hữu hiệu nhất! 

Trước hết chúng ta sẽ đi tìm hiểu về các loại mã vạch

Khái niệm mã vạch là gì?

Mã vạch là một phương pháp biểu thị dữ liệu ở định dạng trực quan của thông tin và được đọc bằng máy quét mã vạch. Mỗi mã vạch sẽ chứa thông tin của một sản phẩm và chúng được phân biệt bằng cách thay đổi độ rộng và khoảng cách của các đường song song.

Ngày nay, mã vạch được sử dụng rộng rãi để phục vụ cho quá trình kiểm kê và quản lý sản phẩm.

Phân loại:

• Mã vạch 1D (mã vạch tuyến tính): Đây là loại mã vạch ra đời đầu tiên và được sử dụng để nhận diện sản phẩm. Điểm đặc trưng của mã vạch 1D là những đường kẻ sọc đứng cùng các con số hoặc ký tự và không lưu trữ nhiều thông tin. Một số loại mã vạch 1D được dùng phổ biến tại Việt Nam gồm: Mã vạch Code 128, mã vạch UPC, mã vạch code 39, interleaved 2-of-5 (ITF), mã vạch Codabar.

Mã vạch được nhiều doanh nghiệp áp dụng để quản lý tài sản và hàng hóa 

• Mã vạch 2D: Đây là mã vạch 2 chiều và có thể lưu trữ nhiều thông tin hơn mã vạch 1D. Đặc điểm nhận dạng của mã vạch này chính là có các điểm đánh dấu quang học và quét dữ liệu bằng cách scan bằng thiết bị thông minh thay vì sử dụng máy quét mã vạch như loại 1D truyền thống. Các loại mã vạch 2D gồm: QR code, ma trận dữ liệu, mã aztec,…

Mã vạch gồm 2 loại chính là 1D và 2D

>>> Đây là một phiên bản nâng cấp và cải tiến của việc lưu trữ và trích xuất thông tin tài sản trong doanh nghiệp. 

QR code là gì?

Mô tả thông tin mã hóa của một mã QR (Viết tắt của “Quick Response”)

Mã QR được tạo bởi Toyota để theo dõi các bộ phận trong quá trình sản xuất xe. QR code là loại mã vạch 2D dạng ma trận đang được sử dụng phổ biến hiện nay cho các hoạt động quản lý và tiếp thị. Mã QR sử dụng bốn chế độ mã hóa chuẩn hóa là số, chữ và số, nhị phân và kanji và lưu trữ dữ liệu một cách hiệu quả. Dung lượng dữ liệu mã QR cho mã số tối đa là 7089 ký tự, trong khi mã chữ và số tối đa là 4296 ký tự . 

Mã QR thường được sử dụng để lưu trữ thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp trong việc theo dõi hàng tồn kho, đăng ký bán hàng, quản lý chuỗi cung ứng, tiếp thị di động và hậu cần.

Lý do vì sao QR code được ưa chuộng?

• Lưu trữ dữ liệu lên đến hơn 100 lần so với quản lý bằng mã vạch.    
• Linh hoạt góc độ khi quét QR code, dễ đọc và mã hóa thông tin.
• Có thể quét bằng nhiều thiết bị thông minh khác nhau (điện thoại di động, máy tính bảng,…).

Sự khác biệt lớn nhất khiến QR code được sử dụng nhiều hơn mã vạch chính là lượng thông tin lưu trữ lớn và đa dạng góc quét dữ liệu

>>> Mã QR code được xem là phiên bản mã vạch 2D được ưa chuộng nhất hiện nay!

Phân biệt mã vạch và QR code 

Với nhiều điểm khác biệt, mã vạch và QR code có những vai trò và chức năng riêng, là trợ thủ đắc lực cho việc quản lý và kiểm kê tài sản của doanh nghiệp.

Vì sao doanh nghiệp nên quản lý tài sản bằng mã vạch?

Quản lý tài sản bằng các loại mã vạch mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?

Có thể thấy, số lượng tài sản cố định cũng như lượng hàng tồn kho không chỉ dừng lại ở con số vài chục mà có thể tăng theo cấp số nhân nếu doanh nghiệp là tập đoàn lớn và có nhiều chi nhánh. 

Vì vậy mà việc quản lý và kiểm kê tài sản bằng cách ghi chép vào sổ sách thì sẽ tiêu tốn không ít thời gian và công sức của nhà quản trị khi muốn tra cứu và trích xuất dữ liệu. 

>>> Với xu hướng quản lý tài sản hiện nay thì định danh tài sản bằng mã vạch chính là phương thức kiểm kê tài sản và hàng tồn kho hiệu quả nhất dành cho doanh nghiệp!

Hiệu quả của giải pháp quản lý tài sản bằng mã vạch 

Định danh tài sản bằng mã vạch sẽ giúp doanh nghiệp kiểm kê tài sản một cách chính xác và đưa ra thông tin chi tiết về tài sản với tính bảo mật cao. Từ đó có thể giúp doanh nghiệp vận hành với năng suất cao và hiệu quả hơn.

Quản lý tài sản bằng mã vạch/QR code đem lại những lợi ích gì cho doanh nghiệp?

Quy trình kiểm kê và quản lý tài sản bằng mã QRCode

Với phần mềm quản lý tài sản AIMPRO, quy trình kiểm kê và quản lý tài sản bằng mã vạch sẽ gồm các bước:

• Nhập thông tin tài sản và CCDC vào cơ sở dữ liệu (tên tài sản, ngày mua/nhập kho, giá, bảo hành, nhà sản xuất,…), hệ thống sẽ mã hóa mỗi tài sản sẽ có một mã vạch/QR code tương ứng.
• Tiến hành in và dán nhãn lên tài sản tương ứng. Lưu ý: Nên lựa chọn loại giấy in có chất liệu chống thấm và khó bong tróc để đảm bảo độ bền của nhãn dán ( Ví dụ: Nhãn TZe của Hãng Brother,..)
• Sử dụng máy quét mã vạch hoặc thiết bị di động thông minh để kiểm kê tài sản đã dán nhãn.
• AIMPRO sẽ tự động cập nhật và thống kê dữ liệu từ máy quét để lưu trữ vào hệ thống quản lý. 

>>> Công việc của nhà quản trị lúc này chỉ cần truy cập và trích xuất thông tin tài sản khi cần thiết! 

Theo dõi và quản lý tài sản là nhiệm vụ quan trọng đối với nhà quản trị doanh nghiệp, đặc biệt là ở những doanh nghiệp lớn. Điều này đòi hỏi nhà quản trị cần có giải pháp để theo dõi tài sản và hàng tồn kho theo các tiêu chí quản lý riêng sao cho phù hợp với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy, việc sử dụng mã vạch/QR code không chỉ giúp nhà quản trị trích xuất được thông tin nhanh chóng mà còn có tính bảo mật cao và giảm bớt gánh nặng lưu trữ hồ sơ tài sản cho doanh nghiệp.