Tài sản cố định là những tài sản có giá trị lớn và được sử dụng trong nhiều chu kỳ kinh doanh, quản lý, vận hành của doanh nghiệp và đóng vai trò rất quan trọng trong việc tạo ra doanh thu, dòng tiền cho doanh nghiệp.
Vậy làm thế nào để quản lý tài sản cố định khoa học, hiệu quả? Đó là điều mà doanh nghiệp luôn hướng đến nhằm đảm bảo tối ưu chi phí sản xuất, kinh doanh, tối ưu các chi phí trong khâu vận hành, cùng AIMPRO.VN tham khảo sau đây.
1. Tài sản cố định là gì?
Tài sản là tất cả nguồn lực do doanh nghiệp sở hữu, kiểm soát (ví dụ như: tiền mặt, đất đai, đồ đạc, tòa nhà, thiết bị, nhãn hiệu,…). Trong khi đó, tài sản cố định là những tài sản có giá trị lớn và được sử dụng trong nhiều chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp (ví dụ: máy móc, thiết bị, bất động sản,…). Một tài sản được coi là TSCĐ khi thỏa mãn 3 điều kiện sau đây:
- Nguyên giá tài sản phải trên 30.000.000 đồng và cần được xác nhận từ nguồn chính xác, đáng tin cậy.
- Thời gian sử dụng tài sản phải từ 1 năm trở nên.
- Việc đầu tư, sử dụng vào TSCĐ phải mang đến lợi ích kinh tế dương cho doanh nghiệp.
Tài sản cố định là những tài sản có giá trị lớn và được sử dụng trong nhiều chu kỳ kinh doanh
2. Tại sao quản lý tài sản cố định lại quan trọng?
Một Giám đốc từng chia sẻ rằng: “Nếu bạn có 5 phương tiện vận tải, bạn có thể có một cuốn sổ ghi chép để theo dõi mỗi lần thay nhớt, cần gạt nước mưa, hoặc là bộ lốp mới,… Bây giờ bạn có trên 500 chiếc xe hoạt động ở nhiều chi nhánh khác nhau, bạn bắt đầu thấy các vấn đề phát sinh, bạn thầm ước rằng giá mà có một cơ sở dữ liệu để dễ dàng theo dõi thông tin, tình trạng của tài sản qua các chu kỳ kinh doanh, hạn chế nguy cơ bị hư hỏng, thất lạc tài sản”.
Chính vì đó nên việc quản lý tài sản cố định khoa học, đảm bảo các việc bảo hành, bảo trì tài sản đúng thời điểm, có các kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng hợp lý,… giúp doanh nghiệp chủ động trong việc quản lý tài sản, nâng cao vòng đời của tài sản qua các chu kỳ kinh doanh. Quản lý TSCĐ với AIMPRO hiệu quả mang đến những lợi ích cho doanh nghiệp như:
2.1.Tối ưu hóa việc sử dụng tài sản trong doanh nghiệp
Tài sản cố định là một trong những nguồn chính tạo ra doanh thu cho doanh nghiệp, quản lý TSCĐ hiệu quả giúp theo dõi, duy trì các loại tài sản, thiết bị của doanh nghiệp luôn ở trong tình trạng tốt nhất, tối ưu hóa việc sử dụng tài sản trong doanh nghiệp.
Ví dụ: Doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực phần mềm, sở hữu dàn bộ máy tính chuẩn, chất lượng để phục vụ cho công việc với nguyên giá tài sản trên 50.000.000 đồng. Tài sản này sẽ bị khấu hao qua quá trình sử dụng, chính vì đó việc quản lý hiệu quả sẽ giúp cho doanh nghiệp xác định được tình trạng chính xác của máy tính tại thời điểm cần thực hiện kiểm tra (máy có cần phải sửa chữa, bảo hành, nâng cấp hoặc thanh lý hay không), có bị mất phần linh kiện nào so với khi đưa tài sản vào nhập kho, đưa vào sử dụng hay không.
Xác định chính xác tình trạng của tài sản nhằm đưa ra phương án xử lý tài sản phù hợp, đảm bảo cho tài sản luôn hoạt động ổn định
2.2.Kéo dài vòng đời của tài sản
Doanh nghiệp cần đánh giá được tình trạng của tài sản và giữ cho tài sản luôn hoạt động trong tình trạng tốt nhất, giảm thiểu các lỗi chủ quan của con người dẫn đến lỗi thiết bị và khiến cho thiết bị ngừng hoạt động. Kiểm soát TSCĐ hiệu quả giúp cải thiện “tuổi thọ” của tài sản qua các chu kỳ vận hành, kinh doanh, từ đó cải thiện tổng thể giá trị của tài sản của doanh nghiệp.
Ví dụ: Kiểm soát đầy đủ thông tin, dữ liệu các loại máy móc đang vận hành trong doanh nghiệp, biết được chính xác thời gian cần thực hiện bảo hành đối với máy móc để từ đó thực hiện bảo hành đúng thời điểm, có các kế hoạch bảo hành hợp lý nhằm chủ động trong việc quản lý tài sản (không cần phải đợi hư hỏng mới thực hiện sửa chữa), giúp kéo dài tuổi thọ của tài sản, nâng cao vòng đời vận hành và tối ưu chi phí đầu tư vào tài sản cho doanh nghiệp.
Quản lý tài sản cố định hiệu quả giúp doanh nghiệp “kéo dài vòng đời của tài sản”
2.3.Tiết kiệm các chi phí bảo trì tài sản
Ở các giai đoạn hoạt động của vòng đời của tài sản, doanh nghiệp có thể gặp phải vấn đề bảo trì, nâng cấp máy móc, thiết bị để phù hợp với mô hình sản xuất, kinh doanh tại thời điểm đó. Các vấn đề bảo trì có thể cắt giảm ngân sách, dòng tiền cần chi trong doanh nghiệp.
Với các loại máy móc, thiết bị hoặc là những tài sản có giá trị lớn thì đều có dịch vụ hỗ trợ, bảo hành, bảo trì sau khi thực hiện mua sắm tài sản. Trường hợp nếu quản lý dữ liệu không tốt sẽ dẫn đến thất thoát các khoản chi phí lớn liên quan đến sửa chữa, bảo hành, nâng cấp thiết bị, tài sản.
2.4.Nâng cao ROI
ROI (Return On Investment) thường được sử dụng để đánh giá chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp. Khi đầu tư vào tài sản, doanh nghiệp đều mong muốn khả năng sinh lời của các món tài sản đó nhất có thể.
Với tài sản có giá trị lớn như là TSCĐ, việc kiểm soát tốt các dữ liệu, các báo cáo tài chính minh bạch giúp cho doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về tình hình vận hành của doanh nghiệp, biết được chính xác tỉ lệ lợi nhuận ròng trên tổng chi phí đầu tư vào tài sản từ đó đưa ra các quyết định đầu từ mua sắm hợp lý, tối đa hóa giá trị lợi nhuận cho doanh nghiệp.
ROI luôn được doanh nghiệp quan tâm khi thực hiện đầu tư vào tài sản
3. Nguyên tắc quản lý tài sản cố định trong doanh nghiệp
Tài sản đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc tạo ra doanh thu, việc quản lý và theo dõi chi tiết quá trình sử dụng thiết bị, máy móc, tài sản giúp cho doanh nghiệp có các kế hoạch quản lý, tính khấu hao, thanh lý tài sản hiệu quả nhất.
Do đó, đảm bảo các nguyên tắc quản lý tài sản cố định trong doanh nghiệp là vô cùng quan trọng và theo quy định tại Điều 5 Thông tư 45/2013/TT-BTC thì cần có 4 nguyên tắc sau khi quản lý TSCĐ:
3.1 Mọi tài sản cố định cần phải có bộ hồ sơ riêng
Tài sản cố định đưa vào vận hành trong doanh nghiệp cần có:
- Biên bản giao nhận TSCĐ
- Hợp đồng mua bán
- Hóa đơn mua TSCĐ
- Chứng từ và giấy tờ có liên quan
Bên cạnh đó thì mỗi TSCĐ cũng cần phải được phân loại, đánh số và có thẻ riêng để theo dõi chi tiết cho từng đối tượng nhóm tài sản này và được phản ánh, cập nhật thường xuyên qua sổ theo dõi quản lý tài sản.
3.2 Mọi tài sản cố định cần phải kiểm soát, quản lý theo nguyên giá, số hao mòn lũy kế, giá trị còn lại
Trên sổ sách kế toán thì cần phải ghi nhận lại đầy đủ thông tin tài sản cố định cần phải kiểm soát, quản lý, đặc biệt là “giá trị còn lại” của tài sản cố định qua các chu kỳ kinh doanh.
Giá trị còn lại trên sổ kế toán của TSCĐ = Nguyên giá của tài sản cố định – Số hao mòn luỹ kế của TSCĐ
3.3 Quản lý, theo dõi, bảo quản đối với những TSCĐ không cần dùng, chờ thanh lý nhưng chưa hết khấu hao
Với những loại TSCĐ này, doanh nghiệp cần phải thực hiện quản lý, theo dõi, bảo quản theo quy định hiện hành và trích khấu hao chính xác theo quy định của thông tư 45.
3.4 Quản lý TSCĐ đã khấu hao hết nhưng vẫn tham gia vào hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
Doanh nghiệp vẫn phải thực hiện việc quản lý với những tài sản cố định đã khấu hao hết nhưng vẫn tham gia vào hoạt động kinh doanh như những TSCĐ thông thường khác.
4. Khó khăn trong việc quản lý TSCĐ theo phương pháp truyền thống
Đối với những doanh nghiệp có quy mô lớn thì việc quản lý TSCĐ cần phải có độ chính xác cao, vì nó ảnh hưởng đến việc vận hành của doanh nghiệp. Tuy nhiên thì quản lý tài sản theo phương pháp truyền thống vẫn còn tồn tại trường hợp nhiều đơn vị, phòng ban lưu trữ thông tin khác nhau, dẫn đến phân loại, định danh tài sản không đồng bộ ngay từ ban đầu.
Nếu không quản lý tài sản cố định hiệu quả, khoa học, một doanh nghiệp có thể gặp phải các vấn đề như:
- Hỏng hóc máy móc thiết bị
- Thời gian tài sản bị ngừng hoạt động, không sử dụng được ngoài kế hoạch
- Không đảm bảo được định mức hàng tồn kho, hàng hóa bị thất lạc
- Khó khăn trong việc xác định “tình trạng của tài sản” qua các chu kỳ kinh doanh
- Không đáp ứng chuẩn, đầy đủ các tiêu chuẩn về quản lý tài sản cố định theo quy định của pháp luật,…
- Quản lý tài sản cố định theo cách truyền thống tiềm ẩn nhiều rủi ro cho doanh nghiệp
5. Quản lý tài sản cố định khoa học, hiệu quả bằng phần mềm
TSCĐ là “xương sống” trong việc vận hành của doanh nghiệp, nếu không có sự quản lý khoa học, thích hợp thì các quá trình sản xuất, kinh doanh, quản lý, vận hành trong doanh nghiệp có thể bị giảm xuống.
Đặc biệt là các doanh nghiệp có khối lượng tài sản lớn, cần phải theo dõi lượng tài sản vận hành trên nhiều địa điểm, chi nhánh hoạt động của doanh nghiệp và theo dõi hiệu suất sử dụng tài sản để tính toán hiệu quả cho các bài toán đầu tư, phát triển doanh nghiệp. Tuy nhiên việc lập kế hoạch triển khai và quản lý tài sản cố định tập trung, đồng bộ toàn bộ về mặt dữ liệu không phải là điều dễ dàng cho mọi doanh nghiệp có thể đạt được.
5.1. Quy trình quản lý tài sản cố định trong doanh nghiệp
Để quản lý các khối tài sản có giá trị lớn vận hành trong doanh nghiệp thì cần phải có quy trình quản lý tài sản cố định hiệu quả, khoa học. Một quy trình quản lý tài sản cố định thường qua các bước như:
Bước 1: Xây dựng kế hoạch đầu tư mua sắm tài sản
Đây là bước đầu tiên đảm bảo cho việc mua sắm tài đạt hiệu quả, doanh nghiệp cần xác định được số lượng tài sản mà mình tính mua trong kỳ kinh doanh. Kiểm soát, xây dựng được kế hoạch mua sắm giúp cho doanh nghiệp nắm bắt được hoàn toàn số lượng tài sản dự tính đầu tư.
Bước 2: Cập nhật, nhật mới tài sản
Sau khi mua sắm, bạn cần phải nhập dữ liệu tài sản mới vào kho lưu trữ để kịp thời theo dõi, quản lý tài sản.
Bước 3: Xuất sử dụng tài sản
Xuất sử dụng tài sản để đưa tài sản vào vận hành trong doanh nghiệp hay tính khấu hao TSCĐ. Bước này vô cùng quan trọng nhằm đảm bảo cho việc tính giá trị còn lại của tài sản cho các quá trình điều chuyển tài sản giữa các phòng ban, đơn vị sau này.
Bước 4: Thu hồi, sửa chữa, thanh lý tài sản
Với những người lao động đã nghỉ việc, công ty sẽ tiến hành thu hồi tài sản, trong trường hợp tài sản có bị hư hỏng thì sẽ tiến hành sửa chữa, nếu không sửa chữa được thì sẽ tiến hành thanh lý tài sản.
Bước 5: Kiểm kê tài sản cố định
Tùy theo quy mô của tổ chức, doanh nghiệp mà việc kiểm kê tài sản sẽ được tiến hành định kỳ theo quý hoặc hằng năm, với những tài sản có giá trị lớn thì việc kiểm tra, đối chiếu tình hình sử dụng tài sản qua các chu kỳ kinh doanh để xác định “giá trị còn lại” của tài sản là điều vô cùng cần thiết.
Kết Luận
Quản lý tài sản cố định khoa học, hiệu quả là việc làm hết sức cần thiết nhằm đảm bảo cho việc vận hành doanh nghiệp, quản lý hiệu quả sẽ là tiền đề cho các kế hoạch “đầu tư mua sắm tài sản hợp lý”, tránh thất thoát, nâng cao ROI cho doanh nghiệp.