Bước 1: Lên kế hoạch quản lý mua sắm

Đây là bước cơ bản đầu tiên để doanh nghiệp có thể cân nhắc và lựa chọn cho mình tài sản phù hợp cần thiết nhất. Việc lên kế hoạch quản lý mua sắm cũng giúp doanh nghiệp có thể nắm bắt được số lượng tài sản dự tính mà mình cần bổ sung, tránh lãng phí khi mua những tài sản không cần thiết.

Khi lập kế hoạch việc trích xuất số lượng tài sản đang có tại doanh nghiệp để lên kế hoạch mua sắm là việc rất khó khăn vì không biết rõ tình trạng tài sản của doanh nghiệp mình như thế nào? Nếu áp dụng Hệ thống phần mềm quản lý và kiểm kê tài sản AIMPRO sẽ giúp doanh nghiệp biết được tài sản nào đang thiếu hụt cần bổ sung, từ đó lên kế hoạch chi tiết và phân bổ được dòng tiền để mua sắm tài sản hợp lý nhất. Ngoài ra AIMPRO còn giúp các cấp lãnh đạo của doanh nghiệp có thể theo dõi tình trạng và kế hoạch sử dụng tài sản một cách chủ động hơn.

Bước 2: Cập nhật, nhập mới tài sản của mình

Sau khi đã hoàn thành các bước mua sắm, doanh nghiệp cần nhanh chóng cập nhật ngay số tài sản để kịp thời quản lý, theo dõi và sử dụng. Việc cập nhật thủ công trên Excel nếu với số lượng lớn sẽ rất mất thời gian, dễ sai sót và rủi ro mất file là rất cao.

Áp dụng phần mềm AIMPRO sẽ là một lựa chọn tối ưu. Với giao diện nhập liệu đơn giản và dễ sử dụng sẽ đảm bảo giảm thiểu sai sót trong khi nhập tài sản nhưng vẫn đảm bảo đầy đủ thông tin cho tài sản. 

Ngoài việc chỉ nhập thông tin một lần cho mỗi tài sản, phần mềm còn giúp đồng bộ, thống nhất về dữ liệu của tài sản, tránh tình trạng chồng chéo thông tin giữa các phòng ban.

Bước 3: Xuất sử dụng tài sản

Đối với loại tài sản như công cụ lao động hay tài sản cố định, chủ doanh nghiệp cần thực hiện việc xuất tài sản để đưa tài sản đó vào việc sử dụng, vận hành trong doanh nghiệp. Khi thực hiện được chi tiết và đầy đủ bước này sẽ mang lại lợi ích rất lớn cho doanh nghiệp khi thực hiện thu hồi hoặc thanh lý tài sản sau này.

Đây là quá trình cần theo dõi xuyên suốt trong quá trình sử dụng tài sản, đòi hỏi người kiểm soát tài sản phải có công cụ hỗ trợ đắc lực để tránh tình trạng mất kiểm soát về thông tin của tài sản.

Hệ thống phần mềm quản trị đầu tư mua sắm và quản lý tài sản AIMPRO có thể giải quyết điều này một cách nhanh chóng, người dùng có thể dễ dàng quản lý các thông tin tài sản như: tên tài sản, mã tài sản, nguyên giá, số tháng khấu hao, phòng ban sử dụng, ngày xuất,…

Ví dụ: Khi phòng hành chính xuất các thiết bị máy chiếu cho các phòng ban để sử dụng thì chỉ cần nhập tên thiết bị hoặc mã thiết bị trên hệ thống. Tất cả thông tin liên quan của thiết bị sẽ thể hiện. Lúc này chỉ cần chọn thiết bị muốn xuất và điền các thông tin như ngày xuất, phòng ban sử dụng,…

Bước 4: Thu hồi, sửa chữa tài sản

Sau một khoảng thời gian sử dụng, tài sản bị hao mòn hư hỏng, hoặc trường hợp người lao động nghỉ việc thì công cụ lao động sẽ được thu hồi lại, thực hiện sửa chữa nếu hư hỏng và sử dụng cho những lần sau. 

Trong giai đoạn này AIMPRO sẽ giúp các nhân viên có thể chủ động được trong việc báo cáo sự cố, hư hỏng về tài sản mình phụ trách. Đồng thời phần mềm còn giúp kiểm soát tình trạng tài sản khi thu hồi từ người lao động nghỉ việc và đối soát với tình trạng khi mới xuất sử dụng.

Ví dụ: Khi có nhân viên của công ty xin nghỉ và phải bàn giao lại các tài sản của công ty đã được giao trước đó. Lúc này bộ phận nhân sự chỉ cần nhập thông tin về tài sản đã cấp cho nhân viên đó, thì tất cả thông tin về tài sản đó như: tên tài sản, mã tài sản, nguyên giá, trạng thái tài sản ban đầu, bộ phận sử dụng,… sẽ hiển thị ra.

Bước 5: Thanh lý tài sản

Tài sản sau khi sử dụng bị hư hỏng nặng, không còn khả năng phục hồi hoặc đã lỗi thời, lỗi kĩ thuật, hay chỉ đơn giản là doanh nghiệp không còn nhu cầu sử dụng nữa sẽ được doanh nghiệp bán lại hay nhượng lại cho một chủ thể khác.

Việc áp dụng phần mềm AIMPRO sẽ hỗ trợ các cấp quản lý theo dõi chi tiết về tài sản thanh lý như: tên tài sản thanh lý, đơn vị mua tài sản thanh lý, số tiền thanh lý, ngày thanh lý, hiện trạng của tài sản thanh lý,… Điều này nếu được kiểm soát chặt chẽ sẽ tránh được tình trạng thất thoát giá trị tài sản cho doanh nghiệp.

Bước 6: Kiểm kê tài sản

Định kỳ hàng năm và theo quy định của pháp luật hiện hành, doanh nghiệp phải tổ chức các đợt kiểm kê nhất định để rà soát, đối chiếu về tình trạng tài sản của mình. 

Việc kiểm kê tài sản còn được thực hiện để tổng hợp trong các báo cáo về tài chính của doanh nghiệp. Bước này thường chiếm khá nhiều thời gian và công sức do phải tập hợp số liệu từ nhiều phòng ban khác nhau, sau đó tổng hợp lại và trình lên cấp trên.

Để giải quyết vấn đề trên, việc áp dụng hệ thống phần mềm quản trị đầu tư mua sắm và quản lý tài sản AIMPRO là rất cần thiết. Với việc theo dõi xuyên suốt vòng đời của tài sản từ lúc lập kế hoạch cho tới lúc thu hồi, thanh lý tài sản khi không còn sử dụng, AIMPRO có thể truy xuất nhanh chóng và chính xác về thông tin tài sản khi doanh nghiệp cần thực hiện kiểm kê. Cấp trên cũng có thể theo dõi một cách khách quan và chủ động trong quá trình kiểm kê tài sản và kiểm tra lại các đợt kiểm kê tài sản trước đó tại doanh nghiệp mình.

Ví dụ: Khi doanh nghiệp thực hiện kiểm kê tài sản cuối năm. Bộ phận kế toán hoặc hành chính chỉ cần nhập thông tin như ngày kiểm kê, đợt kiểm kê, phòng ban kiểm kê, người phụ trách, loại tài sản,… trên phần mềm.

Kết luận

Với sự phát triển của công nghệ trong thời đại ngày nay, việc số hóa các dữ liệu trong doanh nghiệp rất cần được ưu tiên. Quản lý tài sản cũng không ngoại lệ, áp dụng phần mềm vào quy trình quản lý tài sản giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nhân lực, thời gian, chi phí, tránh thất thoát và tăng khả năng sử dụng của tài sản.Đồng thời hỗ trợ quá trình quản lý tài sản hiệu quả, đồng bộ và chủ động hơn.